Sisäinen tutkinta 101 – mitä, miksi ja miten?

Sisäisellä tutkinnalla tarkoitetaan organisaatioissa tapahtuvaa tutkintaa, kun jokin väärinkäytös, epäasiallinen käytös tai muu kielletty toiminta taikka epäilys jostain edellä mainitusta toiminnasta ilmenee. Tällaisissa tilanteissa on aiheellista aloittaa sisäisen tutkinnan prosessi, jonka keinoin aiheutunut väärinkäytös pyritään selvittämään ja ratkaisemaan.

Sisäistä tutkintaa ei tule termitasolla sekoittaa sisäiseen tarkastukseen, joka tarkoittaa organisaatiossa tapahtuvaa jatkuvaa tarkastusta. Sisäinen tarkastus on erillinen riskienhallinnan tukitoiminto, jonka tehtävänä on tuottaa lisäarvoa organisaatiolle jatkuvan arviointi-, varmistus- ja konsultointitoiminnan keinoin. Sisäisen tarkastuksen yhteydessä saattaa ilmetä sellaisia seikkoja, jotka voivat johtaa sisäisen tutkinnan aloittamiseen.

Sisäisen tutkinnan taustalla

Sisäinen tutkinta kohdistuu usein organisaation johtohenkilöiden tai työntekijöiden velvollisuuksien laiminlyönteihin tai väitettyyn häirintään. Näiden taustalla voi olla niin tahallinen kuin tahatonkin toiminta.

Etenkin tahattomien laiminlyöntien ehkäisemiseksi johdon on tärkeää tiedostaa omat vastuunsa, mutta vastaavasti myös työntekijöiden on tärkeää tiedostaa heille kuuluvat velvollisuudet. Jotta kaikki organisaatiossa työskentelevät voivat tiedostaa vastuunsa ja velvoitteensa, on kouluttamisella, ajantasaisilla ja selkeillä ohjeilla sekä tehokkailla ja turvallisilla toimintatavoilla tärkeä rooli.

Johdon velvollisuudet perustuvat pääpiirteittäin osakeyhtiölakiin. Johdon tulee toimia huolellisesti yhtiön edun mukaisella tavalla (huolellisuus- ja lojaliteettivelvoite) ja kaikkia osakkeenomistajia tasapuolisesti kohdellen (osakkeenomistajien yhdenvertaisuus). Tämän lisäksi johdon vastuulla on muun muassa työturvallisuus.

Työntekijän pääasialliset velvoitteet ilmenevät työsopimuslaista. Näitä ovat yleinen lojaliteettivelvoite, työnantajan määräyksien huolellinen noudattaminen, työturvallisuuden huolellinen noudattaminen, kilpailevat toiminnan kielto, liikesalaisuuksien ilmaisemisen kielto ja lainvastaiseksi todetun työnseisauksen jatkamisen kielto.

Sisäinen tutkinta prosessina

Sisäinen tutkinta alkaa alustavan selvityksen keinoin, kun havaitaan epäilys jostain laiminlyönnistä tai kielletystä toiminnasta. Epäilyksen selvittämisen tarve voi olla yleinen tai perustua lakiin. Tällainen epäilys voi ilmetä esimerkiksi mahdollisen whistleblowing-kanavan kautta tai käytännössä missä tahansa tilanteessa.

Havaittuun epäilykseen on tärkeää tarttua nopeasti ja tehokkaasti, jotta estetään mahdollisen lisähaitan muodostuminen ja havaitaan mahdolliset tarpeet toimintamallien kehittämiseksi. Alustavan selvityksen yhteydessä on tärkeää pohtia, miten vastaavan tilanteen ja muiden mahdollisten väärinkäytösten estämistä voidaan tehostaa jatkossa. Ennaltaehkäisyissä korostuu organisaation arvojen, sääntöjen ja toimintaohjeiden kattava koulutus.

Kun alustavassa selvityksessä havaitaan, että kyse on jostain väärinkäytöksestä, rikoksesta tai muusta kielletystä toiminnasta, tai kun on perusteltu syy epäillä tällaista, on aiheellista aloittaa sisäinen tutkinta.

Sisäinen tutkinnan prosessissa on hyödyllistä dokumentoida kaikki materiaali, sekä laatia selkeät suunnitelmat prosessin etenemisestä. Sisäisen tutkinnan yhteydessä laadittavia dokumentteja ovat esimerkiksi tutkintasuunnitelma ja prosessiraportti, ja lisäksi esimerkiksi asianosaisten kuulemisissa käyty keskustelu on hyvä dokumentoida kirjallisesti mahdollisimman tarkasti.

Tietosuoja ja salassapito

Sisäisen tutkinnan prosessissa henkilötietoja tulee tarkasteltua ja kerättyä lähes aina. Tämän takia organisaatioiden on hahmotettava velvollisuutensa rekisterinpitäjänä.

Henkilötietojen keräämiseen tulee olla aina lailliset perusteet, ja tietojen käsittelyn tulee tapahtua vain siinä laajuudessa kuin asiassa on tarpeen. Kun käsillä on laista ilmenevä käsittelyperuste, voidaan sisäisen tutkinnan aikana kerätä ja käsitellä tiettyjä henkilötietoja.

Työntekijän sähköpostien lukeminen sekä videotallenteiden katsominen saattaa tulla kyseeseen asian selvittämisen yhteydessä, jos kyse on sellaisesta epäilystä, jonka selvittämisessä tallaista materiaalia tarvitaan.

Työntekijän sähköpostien lukeminen on mahdollista vain, kun se on välttämätöntä perustellun väärinkäytösepäilyn tai muun vastaavan syyn vuoksi, ja vain välttämättömässä laajuudessa ja työnantajan huolehtimisvelvollisuuden täyttämisen jälkeen. Jotta sähköpostiviestien lukeminen olisi mahdollista, on työnantajan tullut sitä ennen pyrkiä varmistamaan, ettei lukemiseen ole lähtökohtaisesti tarvetta ryhtyä, esimerkiksi poissaoloviestien ja sähköpostien ohjaamisen keinoin.

Kameratallenteiden hyödyntäminen on mahdollista, kun epäillään esimerkiksi häirinnän, epäasiallisen kohtelun tai ahdistelun tapahtumista ja tällaiset tapahtumat tulee pystyä näyttämään toteen. Tallenteita voidaan hyödyntää myös työsuhteen päättämisperusteen toteennäyttämiseksi.

Salassapidon osalta tulee huomioida asianosaisten tahto pitää henkilöllisyytensä salassa, vaikka asian selvittäminen ei sitä useimmiten täysimääräisesti mahdollista. Avoimuus on edellä mainitulla tavalla tärkeässä asemassa, sillä kun täydellistä anonymiteettiä ja salassapitoa ei voida taata, niin sisäisen tutkinnan osalta on hyvä määritellä tiedottamiseen liittyvät reunaehdot etukäteen.

 

Sisäisen tutkinnan jälkeen

Tutkinnan lopputuloksesta tiedotetaan organisaatiossa aiemmin sovitun tiedottamismallin mukaisella tavalla. Sisäisen tutkinnan osalta kaikkea ei tule kertoa tiedottamisen yhteydessä, eli esimerkiksi irtisanomisen syytä tai itse tutkinnan tekemistä ei mainita.

Kun asia on saatu selvitettyä kokonaisuudessaan, tulee määrittää tarvittavat seuraamukset. Tällaisia voi olla esimerkiksi yhteistyösovittelu, huomautuksen tai varoituksen antaminen, toimitusjohtajan vapautus tehtävistään, työsuhteen välitön purkaminen tai irtisanominen, tutkintapyynnön tekeminen tai vahingonkorvausvelvollisuus, kun vahinkoa on aiheutettu tahallaan tai huolimaattomuudesta.