1. Yleistä

Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietoja käsitellään ja suojataan Properta Asianajotoimisto Oy:ssä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Käsittelemme henkilötietoja, kun saamme yhteydenoton toimeksiantoon liittyen, potentiaalisia toimeksiantoja koskevissa valmisteluissa ja selvityksissä tai kun henkilö osallistuu järjestämiimme tilaisuuksiin, markkinointikampanjoihin, kyselytutkimuksiin tai saamme yhteystiedot yrityksen, järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta. Meillä on myös asianajotoimintaan liittyviä henkilötietojen käsittelyvelvoitteita, jotka perustuvat lakiin, asetuksiin, viranomaismääräyksiin tai Suomen Asianajajien ohjeisiin.

Tietoja käsitellään palvelujemme toteuttamisessa ja kehittämisessä, kuten markkinointi- ja asiakasviestinnässä sekä asiakaspalvelussa.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Properta Asianajotoimisto Oy

Bulevardi 6 C 22, 00120 Helsinki

Y-tunnus: 2798639-1

www.properta.fi

puh. 010 274 0190

sähköposti: mail@properta.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäljempänä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus määrittää sen, minkälaisia tietoja missäkin tilanteessa keräämme. Lisäksi käsittelemämme tiedot voivat vaihdella sen perusteella, mitä palvelujamme käytetään ja miten niitä käytetään eli henkilöt voivat myös itse vaikuttaa siihen, mitä tietoja käsittelemme.

Voimme käsitellä mm. seuraavia tietoja:

Nimi, edustettu taho ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä yritys/yhteisö/virasto ja titteli.

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä varten tarvittavat tiedot, kuten kansalaisuus, omistusosuus, määräysvaltatieto, poliittinen vaikutusvalta, suhde poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön, henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto.

Muut demografiatiedot, kuten henkilötunnus.

Asiakas/yhteistyösuhdetiedot, kuten toimeksianto-, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot, peruutustiedot sekä muu kommunikaatio ja yhteistyöhön liittyvät tiedot.

Kiinnostus- ja profilointitiedot, kuten henkilöltä itseltään saadut tiedot ammatillisista kiinnostuksen kohteista.

Markkinointikiellot.

Kuvatallenteet, kuten valokuvat järjestämistämme tilaisuuksista.

Työhakemukset ja niiden yhteydessä saadut muut tiedot mukaan lukien LinkedIn-yhteystiedot, koulutustiedot, erityisosaaminen ja kielitaito, nykyiset ja aiemmat työtehtävät, työnantajat, tehtävänimikkeet ja tehtäväkuvaukset, suosittelijat, haastattelutallenteet sekä muut työnhakijan luovuttamat tiedot kuten todistuskopiot.

Muut suostumuksen perusteella kerätyt tiedot.

Lisäksi voimme käsitellä seuraavia tietoja: nimi, titteli / ammatti, ikä/syntymäaika, yhteystiedot sekä muut vastaavat tunnistetiedot kuten kiinnostuksen kohde esimerkiksi asiakassuhteen päätyttyä tai kun olemme saaneet tiedot yrityksen, järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta.

4. Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan henkilöltä itseltään tai toimeksiantoon liittyvältä kolmannelta osapuolelta, kun valmistelemme tai hoidamme toimeksiantoa. Tietoja kerätään toimeksiannon valmistelun tai siihen liittyvien selvitysten sekä toimeksiantojen hoitamisen, tilaisuuksiin ilmoittautumisen ja osallistumisen tai palautteen/yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden tai yhteistyösuhteen aikana.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme rekistereistä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja asiakassuhteen valmisteluun, hallintaan, hoitoon ja ylläpitoon liittyviä tarkoituksia varten. Käsittelemme henkilötietoja asiakkaan ja yrityksemme välisen sopimussuhteen valmistelemiseksi sekä täytäntöönpanemiseksi eli esimerkiksi toimeksiannon hoitamiseen sekä asiakaspalveluun. Lisäksi henkilötietoja käsitellään myös sidosryhmä- ja yhteistyösuhteisiin liittyvään kommunikaatioon ja viestintään.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutettujen etujemme perusteella, kuten markkinointiin sekä palvelujemme kehittämiseen, kuten uusien asiakkuuksien valmisteluun tai mielipidetutkimuksiin liittyen.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös soveltuvin osin suostumuksen perusteella ja silloin kun meillä on siihen lakisääteinen velvoite, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään rekrytointiprosessin yhteydessä käsiteltäessä työhakemuksia ja arvioitaessa hakijoiden soveltuvuutta haettuihin tehtäviin sekä mahdollista työsopimusta edeltäviin toimenpiteisiin ja työsopimuksen täytäntöönpanoon.

6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja lainsäädännön velvoittaessa mm. viranomaisille. Lisäksi mahdollisen yritysjärjestelyn yhteydessä voimme luovuttaa ja siirtää tietoja yritysjärjestelyyn liittyvälle taholle.

Voimme käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä ja järjestelmiemme teknisessä ylläpidossa. Luovutamme ja siirrämme tietoja tällaisille yhteistyökumppaneillemme käytettäväksi vain määrittelemiimme käyttötarkoituksiin ja lisäksi velvoitamme yhteistyökumppanimme sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta sekä muutoinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.

Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella (ETA) tai maissa, joissa on viranomaisten edellyttämä tietosuojan taso. Mikäli toimeksiannon hoitaminen edellyttää tietojen luovuttamista ETA:n ulkopuolelle, käytämme ainoastaan yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja vastaavalta pohjalta kuin me. Tällöin huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta ja muista tarvittavista toimenpiteistä (kuten sopimusmekanismeista) lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, asetusten, viranomaismääräysten ja Suomen Asianajajien ohjeistuksen mukaisesti.

Esimerkiksi toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytämme vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä varten tarvittavat tiedot säilytämme Suomen Asianajajien rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan ohjeistuksen mukaisesti 5 vuotta asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisestä, jollei mikään muu velvoitteemme edellytä säilyttämään tietoja kauemmin.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on käytössään lainsäädännön mukaiset oikeudet, joihin kuuluvat muun muassa:

Oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja henkilörekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (tietosuojalaki).

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei niitä tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä muun muassa, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Rekisteröidyllä on oikeus saada omat tietonsa pääsääntöisesti yhden kuukauden sisällä kirjallisesta pyynnöstä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti Propertalle yllä mainittuun posti- tai sähköpostiosoitteeseen.

Rekisterinpitäjä korjaa tai poistaa ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus, oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointia sekä joissakin tilanteissa oikeus saada tietosi siirretyksi itselleen tai kolmannelle osapuolelle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle eli Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi).

Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt sähköpostiosoitteeseen mail@properta.fi tai postitse osoitteeseen Properta Asianajotoimisto Oy / Tietosuoja, Bulevardi 6 C 22, 00120 Helsinki.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat mm. palomuurit, salaustekniikat, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta, sopimukset ja ohjeistaminen.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.

Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy verkkosivultamme.