Tietosuojaseloste
1. Yleistä
Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietoja käsitellään ja suojataan Properta Asianajotoimisto Oy:ssä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.
Käsittelemme henkilötietoja, kun saamme yhteydenoton toimeksiantoon liittyen, potentiaalisia toimeksiantoja koskevissa valmisteluissa ja selvityksissä tai kun henkilö osallistuu järjestämiimme tilaisuuksiin, markkinointikampanjoihin, kyselytutkimuksiin tai saamme yhteystiedot yrityksen, järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta. Meillä on myös asianajotoimintaan liittyviä henkilötietojen käsittelyvelvoitteita, jotka perustuvat lakiin, asetuksiin, viranomaismääräyksiin tai Suomen Asianajajaliiton ohjeisiin.
Tietoja käsitellään palvelujemme toteuttamisessa ja kehittämisessä, kuten markkinointi- ja asiakasviestinnässä sekä asiakaspalvelussa.
2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Properta Asianajotoimisto Oy
Bulevardi 6 C 22, 00120 Helsinki
y-tunnus: 2798639-1
puh. 010 274 0190*
sähköposti: mail@properta.fi
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsittelemme jäljempänä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus siis määrittää sen, minkälaisia tietoja missäkin tilanteessa keräämme. Lisäksi käsittelemämme tiedot voivat vaihdella sen perusteella, mitä palvelujamme käytetään ja miten niitä käytetään eli henkilöt voivat myös itse vaikuttaa siihen, mitä tietoja käsittelemme.
Voimme käsitellä mm. seuraavia tietoja:
Nimi ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä varten tarvittavat tiedot, kuten kansalaisuus, poliittinen tausta, suhde poliittiseen henkilöön, henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto (hyväksyttyjä todentamisasiakirjoja ovat passi, henkilökortti, ajokortti ja kuvallinen Kela-kortti sekä ulkomaalaisen asiakkaan osalta kansallinen passi tai ETA-alueen viranomaisen myöntämä henkilökortti).
Muut demografiatiedot, kuten henkilötunnus.
Asiakassuhdetiedot, kuten toimeksianto-, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot.
Kiinnostus- ja profilointitiedot, kuten henkilöltä itseltään saadut tiedot ammatillisista kiinnostuksen kohteista.
Markkinointikiellot.
Kuvatallenteet, kuten valokuvat järjestämistämme tilaisuuksista.
Työhakemukset ja niiden yhteydessä saadut muut tiedot.
Muut suostumuksen perusteella kerätyt tiedot.
Lisäksi voimme käsitellä seuraavia tietoja: nimi, titteli / ammatti, ikä/syntymäaika, yhteystiedot sekä muut vastaavat tunnistetiedot kuten kiinnostuksen kohde esimerkiksi asiakassuhteen päätyttyä tai kun olemme saaneet tiedot yrityksen, järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta.
4. Tietolähteet
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan henkilöltä itseltään tai toimeksiantoon liittyvältä kolmannelta osapuolelta, kun valmistelemme tai hoidamme toimeksiantoa. Tietoja kerätään toimeksiannon valmistelun tai siihen liittyvien selvitysten sekä toimeksiantojen hoitamisen, tilaisuuksiin ilmoittautumisen ja osallistumisen tai palautteen/yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden tai yhteistyösuhteen aikana.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme rekistereistä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja asiakassuhteen valmisteluun, hallintaan, hoitoon ja ylläpitoon liittyviä tarkoituksia varten. Käsittelemme henkilötietoja asiakkaan ja yrityksemme välisen sopimussuhteen valmistelemiseksi sekä täytäntöönpanemiseksi eli esimerkiksi toimeksiannon hoitamiseen sekä asiakaspalveluun.
Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutettujen etujemme perusteella, kuten markkinointiin sekä palvelujemme kehittämiseen, kuten uusien asiakkuuksien valmisteluun tai mielipidetutkimuksiin liittyen.
Voimme käsitellä henkilötietoja myös soveltuvin osin suostumuksen perusteella ja silloin kun meillä on siihen lakisääteinen velvoite, kuten rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen, paljastaminen ja selvittäminen.
6. Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen
Voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja lainsäädännön velvoittaessa mm. viranomaisille. Lisäksi mahdollisen yritysjärjestelyn yhteydessä voimme luovuttaa ja siirtää tietoja yritysjärjestelyyn liittyvälle taholle.
Voimme käyttää alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä ja järjestelmiemme teknisessä ylläpidossa. Luovutamme ja siirrämme tietoja tällaisille yhteistyökumppaneillemme käytettäväksi vain määrittelemiimme käyttötarkoituksiin ja lisäksi velvoitamme yhteistyökumppanimme sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta sekä muutoinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.
Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella (ETA) tai maissa, joissa on viranomaisten edellyttämä tietosuojan taso. Mikäli toimeksiannon hoitaminen edellyttää tietojen luovuttamista ETA:n ulkopuolelle, käytämme ainoastaan yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja vastaavalta pohjalta kuin me. Tällöin huolehdimme riittävästä tietosuojan tasosta ja muista tarvittavista toimenpiteistä (kuten sopimusmekanismeista) lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön, asetusten, viranomaismääräysten ja Suomen Asianajajaliiton ohjeistuksen mukaisesti.
Esimerkiksi toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytämme vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen. Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä varten tarvittavat tiedot säilytämme Suomen Asianajajaliiton rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämistä koskevan ohjeistuksen mukaisesti 5 vuotta asiakas- ja toimeksiantosuhteen päättymisestä, jollei mikään muu velvoitteemme edellytä säilyttämään tietoja kauemmin.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietoihinsa.
Rekisteröidyllä on pääsy tietoihinsa tietyin rajoituksin, oikeus saada rekisterissämme olevat virheet korjatuiksi, rajoitettu oikeus saada henkilötiedot poistetuiksi sekä oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus, oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointia sekä joissakin tilanteissa oikeus saada tietosi siirretyksi itselleen tai kolmannelle osapuolelle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi).
Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt sähköpostiosoitteeseen mail@properta.fi tai postitse osoitteeseen Properta Asianajotoimisto Oy / Tietosuoja, Bulevardi 6 C 22, 00120 Helsinki.
9. Henkilötietojen suojaaminen
Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat mm. palomuurit, salaustekniikat, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta, sopimukset ja ohjeistaminen.
10. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.
Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy verkkosivultamme.