Huoneistotietojärjestelmä parantaa taloyhtiötietojen saatavuutta, mutta edellyttää aktiivisia toimia
Huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2019. Kyseessä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä huoneistotietojärjestelmästä annettuun lakiin perustuva osakehuoneistoja koskeva sähköinen rekisteri, joka sisältää muun muassa taloyhtiöiden perustiedot, tiedot osakkeista ja niillä hallittavista osakehuoneistoista sekä osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.
Huoneistotietojärjestelmän myötä taloyhtiöiden osakeluettelot muutetaan sähköiseen muotoon ja paperimuotoisista osakekirjoista luovutaan. Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään ei kuitenkaan ole automaattista, vaan edellyttää se sekä taloyhtiöiden että osakkaiden aktiivisuutta, mikä kannattaa huomioida taloyhtiön toiminnassa.
Taloyhtiöltä edellytetään toimenpiteitä vuoden 2023 loppuun mennessä
1.1.2019 jälkeen perustettujen ns. uusien taloyhtiöiden osalta huoneistotietojärjestelmään siirtymiseksi ei tarvita erillisiä toimenpiteitä, sillä ne kuuluvat suoraan huoneistotietojärjestelmään, eikä niitä koskevien osakehuoneistojen osakkeista ole annettu paperisia osakekirjoja. Kuitenkin ennen 1.1.2019 perustettujen ns. vanhojen taloyhtiöiden osalta aktiivisia toimia vaaditaan ja niiden tulee siirtyä huoneistotietojärjestelmään asetetun määräajan puitteissa. Velvoite koskee niiden osalta kaiken kokoisia taloyhtiöitä. Keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on sen sijaan vapaaehtoista.
Siirtoprosessi huoneistotietojärjestelmään on käytännössä kaksivaiheinen ja vaatii toimia sekä taloyhtiöltä että osakkailta. Ensimmäisessä vaiheessa taloyhtiön tulisi siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitoksen sähköistä siirtopalvelua käyttäen. Osakeluettelon siirron seurauksena osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitokselle, eikä taloyhtiöllä ole enää vastuuta omistusten selvittämisestä. Jatkossa Maanmittauslaitos ilmoittaa osakehuoneistojen uusien omistusten rekisteröinneistä taloyhtiölle. Osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään päättää yhtiön hallitus. Hallituksen tulee ilmoittaa päätöksestään yhtiön osakkaille, jotta osakkaat voivat siirtämisen jälkeen hakea osakehuoneistojensa omistusten rekisteröintiä jäljempänä käsitellysti. Vanhojen taloyhtiöiden tulisi suorittaa osakeluetteloiden siirto huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirto on määräajan puitteissa tehtynä maksuton.
Osakkaiden velvollisuudet omistusten rekisteröinnissä – määräaika huomioitava myös kaupantekotilanteissa
Toisessa vaiheessa yhtiön osakkaat hakevat osakehuoneistojensa omistusten rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Rekisteröintiä voidaan hakea osakeluettelon siirron jälkeen, mutta sitä tulee hakea joka tapauksessa 10 vuoden kuluessa siirrosta yhtiökokoukseen osallistumisoikeuden menettämisen uhalla. Osakehuoneiston vaihtaessa omistajaa ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen – esimerkiksi osakehuoneiston myyntitilanteessa – on omistuksen rekisteröinti pakollista ja sitä tulee hakea kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Viivästyminen johtaa kirjaamisesta perittävän maksun korottamiseen. Omistuksen rekisteröintiä haetaan Maanmittauslaitokselle toimitettavalla hakemuksella, jonka liitteenä toimitetaan paperimuotoinen osakekirja.
Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään ja Maanmittauslaitokselle toimitettava omistuksen rekisteröintiä koskeva hakemus tarkoittaa samalla paperimuotoisesta osakekirjasta luopumista, sillä omistuksen rekisteröinnin yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi huoneistoa koskevan paperimuotoisen osakekirjan. Paperimuotoisen osakekirjan sijaan osakehuoneistolle luodaan sähköinen omistajamerkintä huoneistotietojärjestelmään. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, voidaan myös huoneistoon kohdistuva panttausmerkintä tehdä sähköisesti pantinhaltijan tekemällä hakemuksella.
Sähköisestä huoneistotietojärjestelmästä jatkossa useita hyötyjä
Taloyhtiön perustietojen, huoneistoja koskevien tietojen, omistustietojen sekä panttaustietojen lisäksi huoneistotietojärjestelmään rekisteröidään myös osakehuoneistojen käyttämistä tai luovuttamista koskevia rajoituksia. Esimerkkejä tällaisista ovat ulosmittaukset, turvaamistoimenpiteet, lesken hallintaoikeus sekä testamenttiin perustuva käyttöoikeus. Huoneistotietojärjestelmässä on tieto myös esimerkiksi taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä mahdollisesti olevasta lunastuslausekkeesta.
Huoneistotietojärjestelmän myötä taloyhtiöitä koskevat perustiedot, osakehuoneistoja koskevat tiedot sekä omistajamerkinnät kootaan keskitetysti digitaaliseen rekisteriin, joka parantaa sekä helpottaa tietojen saatavuutta ja luotettavuutta. Paperimuotoisista osakekirjoista luopuminen ja niiden korvaaminen sähköisillä omistajamerkinnöillä taas poistaa riskin osakekirjojen tuhoutumisesta tai häviämisestä ja toisaalta myös edistää sähköiseen asuntokauppaan siirtymistä. Muutos tuo kuitenkin mukanaan myös velvoitteita, jotka on syytä pitää mielessä niin taloyhtiöiden kuin osakkaidenkin toiminnassa sekä muun muassa osakehuoneistoa koskevissa kaupantekotilanteissa.
