Avaimet onnistuneeseen rakennushankkeeseen

Olen seurannut yli 30 vuoden ajan rakennushankkeita monissa eri rooleissa. Viime vuosina lähinnä asianajajana avustaen asiakkaitani niin sopimusten valmisteluvaiheessa, rakennusaikaisten erimielisyyksien käsittelyssä sekä rakennusvaiheen jälkeisissä riitatilanteissa. Hyvin harvoin riitatilanteet ovat kohdistuneet hankkeeseen, jonka sopimuksia olen ollut mukana valmistelemassa. Tästä kiitos kuuluu asiakkailleni ja heidän sopimuskumppaneilleen, jotka ovat ymmärtäneet panostaa hyviin sopimuksiin.

Rakennushankkeet ovat monimutkaisia projekteja, joiden vaikeuskerrointa lisää useimmiten tiukka aikataulu. Tähän ja rakennushankkeiden lukumäärään nähden varsinaiseen riidanratkaisuprosessiin eteneviä erimielisyyksiä on vähän. Sen sijaan erimielisyyksiä, jotka eivät johda riidanratkaisuprosessiin, on paljon. Osasyynä niihin ovat huonosti laaditut sopimukset. Jokainen erimielisyys vie hankkeen osapuolten aikaa varsinaisesta tavoitteesta, eli sopimuksenmukaisesti rakennetusta, laadukkaasta kohteesta. Tästä syystä sopimusten laatimiseen ja ylipäänsä rakennusvaihetta edeltäviin toimiin on osattava kiinnittää riittävää huomiota.

Olen listannut alle ydinasioita, jotka huomioimalla edellytykset onnistuneeseen rakennushankkeen läpivientiin paranevat. Listaus ei koske pelkästään sopimusasioita, vaan laajemmin seikkoja, jotka kaikkien rakennushankkeeseen ryhtyvien olisi tärkeää huomioida etukäteen. Listaus ei ole kattava, mutta antaa selviä suuntaviivoja.

Rakentamista edeltävä vaihe

• Tilaajalla on oltava riittävän kokenut organisaatio, joka osaa nimenomaan suunniteltuun rakennushankkeeseen liittyen huolehtia tilaajan eduista hankkeessa.
• Organisaation kokoonpanossa ratkaisevaa on osaaminen ja kokemus, jotka selviävät (ainoastaan) referenssikohteista. Olennaista ovat henkilöt ja heidän kokemuksensa – ei niinkään henkilöiden työnantajayritysten referenssit. Henkilöt rakentavat – eivät yhtiöt.
• Sopimukset tilaajan ja asiantuntijoiden välillä on valmisteltava ja tehtävä huolellisesti. Kyse on molempien osapuolten edusta. Liian usein tulee vastaan hankkeita, joissa varsinaisen urakkasopimuksen laatimiseen on panostettu, mutta muut hankkeen sopimukset ovat jääneet hyvin vaillinaisiksi.
• Hankkeen toteutusmalli voidaan valita vasta, kun valinnalle on riittävät lähtötiedot ja riittävän osaava organisaatio päätöksenteon tueksi. Toteutusmallin valinnalla on hankkeen onnistuneeseen lopputulokseen ratkaiseva vaikutus.
• Hankkeen aikataulutus on harkittava tarkkaan. Liian usein hankkeita viedään läpi tiukan aikataulun ehdoilla, vaikka todellista syytä kiireelle ei ehkä ole.
• Suunnitelmien laatimiseen, yhteensovittamiseen ja tarkastamiseen on panostettava.
• Ylipäänsä rakennushankkeeseen ryhtyvän on ymmärrettävä, että kustannuksia syntyy myös muusta, kuin varsinaisesta rakentamisesta.
• Hankkeen toteutusmallista riippumatta urakoitsijan/urakoitsijoiden kilpailutukseen on kiinnitettävä erityistä huomioita. Tarjouspyyntömateriaaliin ja urakkaneuvotteluihin sekä niiden pöytäkirjoihin on panostettava ja asiat on kirjattava selkeästi sekä siten, että osapuolet ovat asioista ja kirjauksista yksimielisiä.
• Urakkasopimuksen huolelliseen valmisteluun on panostettava. Lähtökohtana tulee olla Suomessa vakiintuneesti käytössä olevat sopimusmallit, ellei poikkeamiseen niistä ole erityisiä perusteita. Sopimusmalleihinkin on aina tehtävä tarkennuksia ja muutoksia, jotka on käytävä osapuolten kesken läpi. Olennaista sopimuksissa on se, että osapuolet ymmärtävät ehdot samalla tavalla eikä tulkinnanvaraisuuksia jää. Mikäli urakkasopimusta ehdotetaan tehtäväksi jollain uudella/vahvasti muokatulla sopimusmallilla, on ehdottomasti käytettävä asiantuntijaa sopimusmallin muutosten ja niiden kaikkien vaikutusten arvioinnissa.     

Rakentamisvaihe

• Onnistunut hankkeen läpivienti edellyttää tiivistä yhteistoimintaa hankkeen eri osapuolten kesken. Yhtenä yhteistoiminnan muotona ovat osapuolten säännönmukaiset kokoukset. Hankkeen toteutusmuodosta riippuen eri kokouksia voi olla lukuisia, kuten suunnittelukokoukset, urakoitsijakokoukset, työmaakokoukset, aikataulukokoukset, jne. Kokouksissa olennaista ovat hyvä valmistautuminen, säännönmukaisuus, vakiintunut työjärjestys sekä vakiintunut tapa kirjata asiat pöytäkirjaan. Kirjauksissa puolestaan olennaista on se, että pöytäkirjoista on luettavissa kunkin käsitellyn asian tilanne siihen asti, kun asia on lopullisesti ratkaistu. Pöytäkirjat muodostavat kertomuksen hankkeen ”historiasta” ja ovat esimerkiksi riitatilanteessa usein paras näyttö osapuolten toiminnasta hankkeen aikana. Tämän takia pöytäkirjojen laatuun on panostettava.
• Osapuolten väliseen yhteistyöhön kuuluu myös reklamointi. Tässä suhteessa on edelleen hyvin yleistä, että reklamaatioita vältellään ajatellen niiden heikentävän osapuolten yhteistyön sujumista. Käytännössä asia on päinvastoin. Asiallinen, oikea-aikainen ja ”neutraalisti” tehty reklamointi on olennainen osa toimivaa yhteistyötä. Se on myös välttämätöntä, jotta hankkeen etenemistä haittaavat tekijät on mahdollista saada sovittua mahdollisimman vähin vaikutuksin. Reklamoinnissa olennaista on se, että reklamaation johdosta ryhdytään toimenpiteisiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että asia saadaan sovittua tavalla tai toisella mahdollisimman nopeasti. Mikäli asian lopulliseen sopimiseen ei ole poikkeuksellisesti mahdollisuutta, on erimielisyys ja sen vaikutus joka tapauksessa pyrittävä rajaamaan mahdollisimman pieneksi. Erimielisyyksien kasaaminen odottamaan hankkeen loppua ja taloudellista loppuselvitystä ei ole kenenkään osapuolen etu.
• Varsinkin isommissa hankkeissa olisi paikallaan harkita, että mahdolliset urakka-aikaiset riitaisuudet, joita ei saada osapuolten keskinäisin neuvotteluin ratkaistua, pyrittäisiin ratkaisemaan ulkopuolisen sovittelijan toimesta. Tällainen menettely voi olla hyvinkin nopea ja mahdollistaa sen, että osapuolet pystyvät keskittymään riitaisuuden sijaan itse hankkeeseen.
• Siinä tilanteessa, etteivät osapuolet pääse urakan aikana pikaisesti yhteisymmärrykseen reklamoidusta asiasta, on tärkeää huolehtia siitä, että kaikki asiaan vaikuttavat seikat dokumentoidaan tarkasti. Lisäksi on pidettävä huolta siitä, että vaatimukset esitetään sopimuksen mukaisesti. Mikäli tilaajalle on esitetty vaatimuksia urakoitsijan puolelta, on tilaajalla oikeus myös vaatia, että urakoitsija täsmentää vaatimuksiaan urakan aikana sen mukaisesti, miten asiasta on urakkasopimuksessa sovittu.

Rakentamisvaiheen jälkeinen aika

• Osapuolten yhteistyö jatkuu myös rakentamisvaiheen jälkeen. Takuuajan tarkastukset ja reklamointi havaituista virheistä/puutteista on suoritettava sopimuksen mukaisesti. Takuutarkastusten osalta (sama pätee kohteen vastaanottotarkastukseen) olennaista on huolehtia tarkastuksen riittävästä kattavuudesta.
• Takuuajan jälkeisen vastuun osalta on olennaista, että tilaaja seuraa jatkuvasti kohteen kuntoa ja myös huolehtii kunnosta asianmukaisesti ja dokumentoidusti. Mikäli kohteessa havaitaan virheitä/puutteita, joista urakoitsija voi olla vastuussa, on niistä reklamoitava viipymättä.

Suomessa on viime aikoina keskusteltu paljon rakentamisen laadusta. Keskustelu on ollut hyvin yksipuolista ja urakoitsijoita syyllistävää. Rakennushankkeen onnistunut läpivienti edellyttää aina hyvää yhteistyötä tilaajan ja urakoitsijan välillä. Kun urakoitsijalta edellytetään osaamista, samaa on edellytettävä myös tilaajalta sekä muilta rakennushankkeen osapuolilta. Tilaajan puolella tämä tarkoittaa useimmiten sitä, että tilaajan on hankittava osaaminen ulkopuolisilta asiantuntijoilta. Panostamalla riittävästi hankkeen huolelliseen valmisteluun, suunnitteluun, sopimusten laatimiseen ja valvontaan tilaaja saa tavoitteensa mukaisen rakennuksen.